Otprema koja ne zna šta je otišlo - Shipping & Distribution

Kako problem otpreme često izgleda u fabrici

Poslednji sat pred odlazak kamiona je najskuplji sat u nedelji. Roba se skuplja sa nekoliko mesta, neko broji naglas, neko piše otpremnicu u Word obrascu, neko traži tovarni list od prošle isporuke da bi prepisao podatke o prevozniku. Palete se zamotaju i odu, a tek u ponedeljak neko unosi šta je otišlo. Kada kupac reklamira količinu ili komad, fabrika nema zapis nego rekonstrukciju: pitaju se magacioner, poslovođa i vozač, a odgovor zavisi od toga koliko se ko seća.

Zašto Excel, papir i odvojeni programi to ne rešavaju

Otpremnica u Excel-u je dokument, ne transakcija. Ona ne skida zalihu, ne zna koliko je od porudžbine ostalo neisporučeno i ne pamti koji je serijski broj otišao kome. Kada se faktura pravi iz drugog programa, po drugoj listi, razlike se otkrivaju na kraju meseca. Poseban program za kurirsku službu rešava nalepnicu i broj za praćenje, ali ne zna šta je unutar kutije. Rezultat je poznat: tri liste iste isporuke, sve tri delimično tačne, i nijedna koja može da odgovori šta je tačno otišlo kupcu i iz koje proizvodnje.

Šta DELMIAWorks radi konkretno

Tok počinje od porudžbine. Iz otvorenih release-ova (planiranih isporuka po porudžbini) pravi se Pick Ticket, nalog za komisioniranje. Pri dodeli zaliha sistem prikazuje lokacije u bojama: zelena je lokacija sa dovoljnom količinom, žuta sa delimičnom, crvena je lokacija neusklađene robe. Opcija Production Floor Pickup dozvoljava da se roba uzme direktno iz proizvodnje, a ne iz magacina gotovih proizvoda. Ako se isporuka deli, pick ticket se deli funkcijom Split Pick Ticket.

Kad je roba pokupljena, pick ticket se pretvara u Packing Slip. Kod serijalizovanih artikala se ne bira količina nego konkretne etikete iz liste serijskih brojeva, pa se u zapisu vidi koji je tačno komad otišao. Zaglavlje nosi kupca, adresu isporuke, Ship Via, FOB, uslove plaćanja, broj kupčeve porudžbine i broj za praćenje pošiljke. Postavljanjem otpremnice sistem skida količine sa izabranih lokacija, upisuje transakcije u zalihe, ažurira porudžbinu (isporučeno i preostalo) i pravi osnovu za fakturu. Ako isporuka prelazi kreditni limit kupca, sistem upozorava pre nego što roba ode. Greška se ne ispravlja prepravkom fakture nego poništavanjem otpremnice, uz vraćanje količina i etiketa u zalihe.

Iz otpremnice se pravi tovarni list (Bill of Lading), za jednu ili za više otpremnica odjednom. Težine, zapremine i klasifikacija tereta se povlače sa stavki, a polja kao što su prevoznik, broj prikolice, broj plombe i broj za praćenje ostaju uz isporuku. Za kupce koji rade elektronsku razmenu podataka, iz proknjižene otpremnice se generiše EDI 856, najava isporuke (ASN), sa stavkama, količinama, lotovima i serijskim brojevima. Ko koristi Shipping Manager, iz jednog reda otprema vidi sve otpremnice spremne za slanje, unosi pakete i težine, traži cenu prevoza i štampa nalepnicu, a broj za praćenje se sam upisuje na otpremnicu.

Povrat je deo istog modula. RMA (odobrenje za povrat robe) se otvara po broju, a artikal se bira iz istorije isporuka kupcu, iz zaliha gotovih proizvoda ili po serijskom broju. Kod povrata po serijskom broju sistem sam povlači artikal, reviziju, otpremnicu i količinu. Primljeni komad ide u zalihe, u škart, na popravku ili u status procene dok se ne odluči, a povrat se može vezati za zapis kvaliteta i za korektivnu meru.

Primer VENTO 500

U skupu porudžbina SO-2026-0417 nosi 120 ventilatora u tri isporuke po 40 komada, sa rokovima 15.10., 16.11. i 15.12.2026. Prva isporuka je gotova kada montažni nalog završi svih 40 komada; na šemi ispod se vidi kako se ta isporuka sklapa iz naloga po fazama.

Na pakovanju svaki ventilator dobija natpisnu pločicu sa serijskim brojem, palete se pune po 4 komada, pa jedna isporuka izlazi kao 10 paleta. Skener zatvara pick ticket u zoni pripreme, otpremnica preuzima već izabrane etikete, i uz isporuku ide tovarni list, a po potrebi i elektronska najava kupcu.

Reklamacija se posle toga ne rešava potragom. Serijski broj vraća unazad do radnog naloga, smene, operatera, šarže lima i temperature komore u kojoj je farban nosač motora. Ako se komad vraća, otvara se povrat po serijskom broju i odlučuje se da li ide nazad u zalihe, na popravku ili u škart.

Šta ko dobija

• Direktor dobija tačnu vezu između onoga što je otišlo i onoga što je fakturisano, i podatak o tačnosti isporuka bez ručnog sabiranja. 
• Planer dobija porudžbinu koja se sama zatvara po isporukama, pa vidi šta je stvarno ostalo da se proizvede. 
• Poslovođa i magacioner dobijaju listu koja se zatvara skenerom, umesto brojanja naglas u poslednjem satu pred kamion.

Veza sa drugim modulima

Otprema nastaje iz porudžbine u modulu Sales Order Management, a robu za nju priprema WMS kroz pick ticket i zonu pripreme. Serijski broj koji putuje do kupca dolazi iz modula Labeling, a povrat i korektivne mere se vode zajedno sa modulom Quality Management. Elektronska razmena poruka sa kupcem je opisana u modulu EDI i XML eCommerce.